Thay mặt Ban Thường trực Tổ Thư ký giúp việc Hội thi, đồng chí Ngô Quỳnh Hoa, Phó Vụ trưởng Vụ Phổ biến, giáo dục pháp luật đã báo cáo tình hình triển khai tổ chức Hội thi.
Năm 2016, Bộ Tư pháp đã xác định việc chỉ đạo, hướng dẫn và tổ chức thành công Hội thi Hòa giải viên giỏi toàn quốc lần thứ III là nhiệm vụ trọng tâm của công tác tư pháp. Các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về Hội thi đã được ban hành kịp thời và thống nhất (Quyết định ban hành Kế hoạch tổ chức Hội thi; Quyết định thành lập Ban Tổ chức, Tổ Thư ký giúp việc Ban Tổ chức Hội thi; Công văn về việc phối hợp tổ chức Hội thi; Công văn hướng dẫn địa phương triển khai tổ chức Hội thi; Thể lệ Hội thi; Quy chế chấm thi; Quyết định thành lập Ban Vận động tài trợ Hội thi; Kế hoạch vận động tài trợ; Công văn hướng dẫn, tháo gỡ khó khăn, vướng mắc; Công văn triệu tập các đội về dự Hội thi kèm thông báo của Ban Tổ chức…) đồng thời, Ban Tổ chức Hội thi cũng đã xây dựng, thẩm định, lấy ý kiến và công bố gợi ý câu hỏi thi trắc nghiệm và tình huống; hướng dẫn xây dựng nội dung tiểu phẩm dự thi.
Về công tác hưởng ứng Hội thi, hầu hết các địa phương đều đã ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện; chỉ đạo, hướng dẫn hưởng ứng Hội thi với tinh thần hồ hởi, vui tươi; tích cực tập luyện bảo đảm chất lượng. Gần 40 tỉnh, thành phố tổ chức Hội thi ở các cấp: xã, huyện, tỉnh để chọn ra 01 đội thi xuất sắc nhất về dự Hội thi; một số địa phương đã tổ chức Hội thi trong toàn tỉnh các năm trước đây thì không triển khai thi tiếp mà lựa chọn và cử 01 đội dự thi. Đến nay đã có 63/63 địa phương khẳng định đăng ký danh sách 01 đội dự thi gửi về Bộ Tư pháp theo Thể lệ. Đa số các đội thi đều đăng ký số lượng từ 04 đến 07 thành viên, điều này cho thấy, Hội thi đã thu hút được sự quan tâm, tham gia đông đảo, rộng khắp trong cả nước và hứa hẹn nhiều kết quả tích cực.
Tại cuộc họp, các thành viên Ban Tổ chức, Tổ Thư ký giúp việc Hội thi đã thảo luận và cho ý kiến về các nội dung liên quan đến chương trình, kịch bản tổ chức Hội thi vòng sơ khảo tại các khu vực và vòng chung khảo diễn ra tại Hà Nội, các biểu mẫu phông nền (marke), băng rôn, khẩu hiệu về Hội thi, thời gian, địa điểm tổ chức Hội thi và các vấn đề liên quan đến tổ chức Hội thi.
Kết luận tại cuộc họp, Thứ trưởng Phan Chí Hiếu, Trưởng Ban Tổ chức Hội thi đã nhấn mạnh rằng, Hội thi Hòa giải viên giỏi toàn quốc thực sự là những ngày hội, một đợt sinh hoạt văn hóa pháp lý sâu rộng và rất ý nghĩa, thiết thực, không chỉ nâng cao nhận thức của toàn xã hội về vị trí, vai trò, ý nghĩa của công tác này mà còn đưa pháp luật về hòa giải ở cơ sở và các quy định pháp luật mới ban hành vào cuộc sống, gần gũi hơn với mỗi người dân; động viên, khích lệ mọi nguồn lực xã hội tham gia. Thứ trưởng yêu cầu Vụ Phổ biến, Ban Thường trực Tổ Thư ký cần rà soát lại Bộ câu hỏi, đáp án, các phiếu chấm điểm, cụ thể hóa bộ đề thi cho các nhóm thi, nếu có thể nên giới hạn ngắn gọn lại các bộ đề thi trắc nghiệm và câu hỏi thi tình huống cho từng khu vực và nhóm thi. Đối với chương trình, kịch bản tổ chức Hội thi, cần có chương trình khung và chương trình cụ thể tại mỗi khu vực thi, Vụ cũng cần rà soát kỹ trước khi gửi các đoàn địa phương và người dẫn chương trình để phối hợp xây dựng kịch bản dẫn của MC.
Về thời gian tổ chức Hội thi, sau khi liên hệ, làm việc với các địa phương nơi tổ chức Hội thi vòng sơ khảo các khu vực, thống nhất thời gian tổ chức như Báo cáo tình hình triển khai tổ chức Hội thi của Vụ Phổ biến, giáo dục pháp luật (Khu vực miền Bắc: từ ngày 22 – 24/9/2016; Khu vực miền Trung và Tây Nguyên, ngày 29 – 30/9/2016; Khu vực miền Nam, ngày 07 – 08/10/2016). Về các đại biểu, khách mời tham dự Hội thi, Vụ Phổ biến, giáo dục pháp luật cần tập hợp đầy đủ danh sách dự kiến các đại biểu đăng ký và đi theo. Bộ sớm ban hành các Công văn triệu tập, thông báo các địa phương có đoàn dự thi và công tác phối hợp tổ chức Hội thi gửi các tỉnh/ thành phố nơi tổ chức Vòng sơ khảo Hội thi. Tại cuộc họp, Thứ trưởng Phan Chí Hiếu cũng đã phê duyệt các mẫu phông (market) Hội thi, băng rôn, khẩu hiệu, danh sách khách mời, danh sách nhóm thi của từng khu vực thi, mẫu giấy mời đại biểu, mẫu quà tặng, mẫu cờ và giấy chứng nhận Hội thi.