Sổ theo dõi hoạt động hòa giải ở cơ sở có ký hiệu: TP/HG-2014-TDHĐ và được sử dụng thống nhất trên khổ giấy 210x297 mm.
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi Sổ của hòa giải viên, mẫu Sổ được thiết kế theo dạng bảng và gồm 11 cột như sau:
- Cột 1: Số thứ tự của vụ, việc hòa giải đã thực hiện trong năm.
- Cột 2: Ngày, tháng năm nhận vụ, việc hòa giải.
- Cột 3: Ngày, tháng năm thực hiện hòa giải.
- Cột 4: Họ và tên, tuổi, địa chỉ các bên, người có liên quan đến vụ, việc hòa giải (nếu có)
- Cột 5: Họ và tên hòa giải viên, người chứng kiến việc hòa giải, người được mời tham gia hòa giải (nếu có)
- Cột 6: Nội dung chủ yếu của vụ, việc và yêu cầu của các bên
- Cột 7: Thỏa thuận của các bên (hoặc yêu cầu của mỗi bên) sau khi hòa giải
- Cột 8, 9: Kết quả hòa giải
- Cột 10: Chữ ký của hòa giải viên; người chứng kiến việc hòa giải; người được mời tham gia hòa giải (nếu có)
- Cột 10: Ghi chú
Bên cạnh đó, để giúp hòa giải viên ghi chép Sổ được thống nhất trong cả nước, mẫu Sổ có phần hướng dẫn sử dụng, trong đó hướng dẫn cụ thể về cách ghi của từng cột trong Sổ; quy định trách nhiệm bảo quản, lưu trữ Sổ, tổng hợp, theo dõi việc ghi sổ của tổ trưởng tổ hòa giải.