Theo dự thảo Nghị định, Nghị định này áp dụng cho các đối tượng: (i) Các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội nghề nghiệp, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước (gọi chung là cơ quan, tổ chức); (ii) Tổ chức đầu tư kinh doanh dịch vụ lưu trữ; (iii) Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.
Dự thảo Nghị định gồm 08 chương 72 điều, quy định cụ thể các nội dung được giao tại Luật Lưu trữ năm 2024, bao gồm:
Thứ nhất, về xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Dự thảo Nghị định quy định các nội dung về xác định dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ; nguyên tắc quản lý; mối quan hệ giữa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương; xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam; cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; bảo đảm an toàn cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; sao lưu phần mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức nhằm bảo đảm việc xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thực hiện đồng bộ, thống nhất trong phạm vi toàn quốc, tạo điều kiện cho việc chia sẻ dữ liệu và khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ.
Thứ hai, về kho lưu trữ tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên 07 vật mang tin khác. Dự thảo Nghị định quy định các nguyên tắc xây dựng kho lưu trữ tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác; yêu cầu chung của kho lưu trữ; yêu cầu về khu vực kho bảo quản tài liệu; yêu cầu các khu vực khác của kho lưu trữ; yêu cầu về hệ thống điện, cấp thoát nước và phòng, chữa cháy nổ; xây dựng mới kho lưu trữ; cải tạo, nâng cấp thành kho lưu trữ chuyên dụng.
Thứ ba, về kho lưu trữ số. Dự thảo Nghị định quy định nguyên tắc, yêu cầu của Kho Lưu trữ số; hạ tầng lắp đặt thiết bị của Kho Lưu trữ số; hạ tầng công nghệ thông tin của Kho Lưu trữ số, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số và dữ liệu trong Kho Lưu trữ số; bảo trì, bảo dưỡng, kiểm tra, báo cáo định kỳ. Các quy định nêu này là căn cứ pháp lý quan trọng để bộ, ngành, địa phương thực hiện nhiệm vụ xây dựng Kho Lưu trữ số để bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trong thời gian tới.
Thứ tư, về lưu trữ dự phòng. Dự thảo quy định phương pháp tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tiêu chuẩn của tài liệu lưu trữ dự phòng; quy trình tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng; lựa chọn tài liệu lưu trữ dự phòng; bảo quản tài liệu lưu trữ dự phòng; sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng. Các quy định này là căn cứ pháp lý quan trọng để Bộ Nội vụ chỉ đạo việc tạo lập và quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng đối với Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, đồng thời là cơ sở để các bộ, ngành, địa phương thực hiện nhiệm vụ lựa chọn tài liệu lưu trữ thuộc diện lập bản dự phòng để lưu trữ an toàn thông tin quan trọng của bộ, ngành, địa phương và quốc gia cho thế hệ mai sau.
Thứ năm, về tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện tại lưu trữ lịch sử. Dự thảo Nghị định quy định tài liệu lưu trữ có thông tin nếu sử dụng có thể ảnh hưởng xấu đến quốc phòng, an ninh quốc gia, lợi ích quốc gia, dân tộc, quan hệ quốc tế; tài liệu lưu trữ có thông tin nếu sử dụng có thể ảnh hưởng xấu đến trật tự, an toàn xã hội; tài liệu lưu trữ có thông tin nếu sử dụng có thể ảnh hưởng xấu đến đạo đức xã hội, sức khỏe cộng đồng; cơ quan xét duyệt tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện. Các quy định này là cơ sở pháp lý để triển khai thực hiện lập Danh mục tài liệu tiếp cận có điều kiện, minh bạch thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử.
Thứ sáu, về kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Dự thảo quy định điều kiện kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác; điều kiện kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; trình tự, thủ tục cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ; cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ; thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ; công khai thông tin về tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Những quy định này nhằm đáp ứng yêu cầu bảo đảm chất lượng của tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ và minh bạch thủ tục cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ cho các tổ chức, cá nhân và do Sở Nội vụ giải quyết.
Lê Hồng Hạnh
Cục Phổ biến, giáo dục pháp luật