Gia đình ông Nam, bà Hạnh có thỏa thuận chuyển nhượng quyền sử dụng mảnh đất ở thị trấn huyện cho gia đình Lan và Thành với giá 2.040.000.000 đồng. Hai bên gia đình đã hẹn nhau ký hợp đồng. Tuy nhiên, vì muốn chắc chắn về mặt pháp lý, tránh trường hợp sau này có vấn đề gì nên ông Nam, bà Hạnh muốn công chứng Hợp đồng này. Nhưng khổ nỗi, cả hai bên đều chưa thực hiện công chứng bao giờ nên không nắm rõ các quy định về thủ tục này
Cảnh 1: tại nhà ông Nam, bà Hạnh.
Ông Nam: chúng ta ra Văn phòng công chứng mới ký hay ký ở nhà rồi ra đấy người ta đóng dấu công chứng cho nhỉ?
Thành: Cháu cũng chưa đi công chứng Hợp đồng bao giờ Bác ạ, thôi để cháu hỏi đứa bạn cháu làm ở văn phòng công chứng xem thủ tục như thế nào, để mình chuẩn bị, hôm đấy ra là thực hiện luôn, đỡ phải đi lại nhiều ạ.
Ông Nam: Uh, thế cháu hỏi đi.
Cảnh 2: Cuộc hội thoại của Thành và bạn
Nam lấy điện thoại ra tìm số người bạn, rồi bấm máy gọi ngay. Chuông đổ khoảng 3 lần thì có người nhấc máy.
Thành: Alo, Tuấn à, tôi Thành đây, dạo này vẫn khỏe chứ, cũng lâu rồi chưa gặp ông đấy.
Tuấn: tôi vẫn khỏe, ông dạo này bận gì, khó gặp ông quá ý.
Thành: Dạo này công việc hơi bận thôi, hôm sau rảnh ngồi với nhau tí nhỉ. Thực ra hôm nay tôi gọi muốn hỏi ông vấn đề liên quan đến công chứng. Ông rảnh không đấy?
Tuấn: ông cứ hỏi đi.
Thành: Chả là vợ chồng tôi đang định mua mảnh đất của người ta, muốn đi công chứng thì đến đâu? hồ sơ, trình tự, thủ tục như thế nào?
Tuấn: Theo quy định của Luật Công chứng 2014 thì công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng (Khoản 1 Điều 2).
Do đó, cơ quan thực hiện công chứng là tổ chức hành nghề công chức (bao gồm Phòng công chứng và văn phòng công chứng). Người thực hiện công chứng chính là công chứng viên.
Theo quy định tại Điều 42 Luật công chứng năm 2014 thì phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản: Công chứng viên của tổ chức hành, nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản.
Vì vậy, trong trường hợp này, ông có thể tới Văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng trong phạm vi tỉnh – nơi có bất động sản nhé.
Thành: Nhưng ông ơi, Văn phòng công chứng và phòng công chứng khác nhau như thế nào vậy?
Tuấn: Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập; Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng; Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng. Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh. Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn. Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
Hiểu nôm na thì Phòng công chứng là do Nhà nước thành lập còn văn phòng công chứng là của tư nhân ông ạ.
Thành: à thì ra là thế. Thế theo ông bây giờ tôi nên đến nơi nào để thực hiện công chứng hơn?
Tuấn: thực ra, đến đâu cũng được mà ông. Ông xem chỗ nào gần nhà, tiện đi lại cho cả hai bên thì đến.
Thành: uh. Mà hồ sơ, trình tự, thủ tục như thế nào ông nhỉ?
Tuấn: Luật công chứng, chứng thực cũng quy định khá rõ rồi. Nhưng ông muốn công chứng viên soạn thảo sẵn hợp đồng cho hay là hai bên tự soạn đây.
Thành: Để tôi hỏi hai Bác xem thế nào? Nếu nhờ công chứng viên soạn thảo thì đầy đủ và chính xác về mặt pháp lý, yên tâm hơn.
Thành quay sang Bác Nam: Bác ơi, chúng mình tự soạn thảo hợp đồng hay nhờ công chứng viên soạn thảo à bác?
Bác Nam: nhờ công chứng đi cháu, như thế mới chắc chắn.
Thành: dạ vâng. Hai gia đình mình thống nhất như vậy Bác nhé.
Thành quay sang nói với Tuấn: nhờ công chứng viên soạn thảo hợp đồng luôn ông ơi.
Tuấn: rồi ok. Trình tự, thủ tục được quy định tại Điều 41 Luật công chứng năm 2014 như sau:
1. Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây:
Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ:
- Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.
Và nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch.
2. Bản sao các giấy tờ trên là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực.
3. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.
4. Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch.
5. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.
Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch.
Người yêu cầu công chứng tự đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ mà người yêu cầu phải nộp (như trên) Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
* Về thời hạn công chứng:
1. Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch, niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, dịch giấy tờ, văn bản không tính vào thời hạn công chứng.
2. Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.
* Địa điểm công chứng
1. Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
2. Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
* Chữ viết trong văn bản công chứng
1. Chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xoá, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết. Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
* Lời chứng của công chứng viên
1. Lời chứng của công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trong hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người tham gia hợp đồng, giao dịch; trách nhiệm của công chứng viên đối với lời chứng; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
2. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết mẫu lời chứng của công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch.
Thành: Luật quy định rõ ông nhỉ. Chưa bao giờ công chứng nên tôi cũng chả để ý các quy định này. May có ông tư vấn.
Tuấn: Những cái này luật quy định hết rồi ấy mà, chẳng qua ông không cần đến nên chưa tìm hiểu thôi. Sau đợt công chứng này lại biết nhiều về công chứng ấy chứ nhỉ.
Thành: uh, cảm ơn ông nhé. Có gì không hiểu tôi lại gọi nhé.
Nói thế rồi Thành tắt máy, mở Luật công chứng năm 2014 ra, cùng Bác Nam đọc lại một lần nữa, rồi hai người quyết định ra công chứng tại văn phòng công chứng gần nhà.