1. Về xác định số lượng đối tượng (tổ chức, cá nhân) tham gia đánh giá sự hài lòng hàng năm của mỗi đơn vị cấp xã: Căn cứ vào số lượt của từng loại thủ tục hành chính (đăng ký kết hôn, đăng ký khai sinh, đăng ký hộ khẩu, đăng ký quyền sử dụng đất, chứng thực, ... ) mà xã, phường, thị trấn đã thực hiện trong năm 2017, để phát Phiếu đề nghị đối tượng tham gia đánh giá năm 2018:
a) Đối với thủ tục hành chính mà tổng số lượt yêu cầu giải quyết của tổ chức, cá nhân trong năm 2017 dưới 50 lượt thì năm 2018 phát Phiếu lấy ý kiến đối với tất cả các cá nhân, tổ chức có yêu cầu.
b) Đối với thủ tục hành chính mà tổng số lượt yêu cầu giải quyết của tổ chức, cá nhân trong năm 2017 từ 50 lượt đến dưới 100 lượt, thì phát Phiếu lấy ý kiến của ít nhất là 50% số lượt cá nhân, tổ chức có yêu cầu.
c) Đối với thủ tục hành chính mà tổng số lượt yêu cầu giải quyết của tổ chức, cá nhân trong năm 2017 từ 100 lượt trở lên thì lấy ý kiến của ít nhất 20% số lượt cá nhân, tổ chức có yêu cầu nhưng không thấp hơn 50 Phiếu lấy ý kiến.
Riêng đối với lĩnh vực chứng thực, nếu tổng số lượt cá nhân, tổ chức có yêu cầu trong năm 2017 dưới 1.000 lượt, thì phát Phiếu lấy ý kiến 15% tổng số lượt; nếu từ 1.000 lượt trở lên thì phát Phiếu lấy ý kiến đối với các trường hợp yêu cầu chứng thực giao dịch và chữ ký (tỉ lệ Phiếu lấy ý kiến tùy theo từng trường hợp cụ thể để vận dụng theo các Điểm a, b, c nêu trên).
Kết quả tham gia ý kiến đánh giá sự hài lòng của các nhóm đối tượng trên được tổng hợp lại thành kết quả chung vào cuối năm đánh giá.
2. Việc tổ chức đánh giá sự hài lòng bằng Phiếu lấy ý kiến được thực hiện nhiều lần trong mỗi quý, cuối mỗi quý UBND cấp xã tổ chức kiểm kê (có sự tham gia giám sát của đại diện Ủy ban MTTQVN cùng cấp), lập biên bản ghi nhận kết quả và giao cho công chức Tư pháp – Hộ tịch lưu lại để tổng hợp đánh giá kết quả cả năm.
a) Việc phát Phiếu lấy ý kiến được thực hiện tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp xã. Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm phát Phiếu lấy ý kiến ngay sau khi giao trả kết quả giải quyết và hướng dẫn tổ chức, cá nhân trả lời đầy đủ các nội dung được ghi trong Phiếu đồng thời yêu cầu nộp Phiếu lấy ý kiến vào thùng đựng phiếu đặt tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp xã.
b) Trường hợp cần phát Phiếu lấy ý kiến thêm theo cách thức điều tra thì cán bộ điều tra có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức, cá nhân trả lời đầy đủ nội dung ghi trong Phiếu, thu nhận và bàn giao đầy đủ cho công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp xã để tổng hợp kết quả cùng với việc phát phiếu lấy ý kiến, như Điểm a nêu trên.
3. Đối với xã, phường, thị trấn mà trong năm đánh giá đạt chuẩn tiếp cận pháp luật cũng thực hiện đo lường sự hài lòng về chỉ số cải cách thủ tục hành chính (chỉ số PAR INDEX) thì có thể lồng ghép đánh giá hoặc sử dụng kết quả của chỉ số này để tính điểm Chỉ tiêu 5 về “bảo đảm sự hài lòng của tổ chức, cá nhân về chất lượng, thái độ phục vụ khi thực hiện thủ tục hành chính” của Tiêu chí 2 “thực hiện thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã” quy định tại Khoản 2, Điều 5, Quyết định số 619/QĐ-TTg ngày 08/5/2017 của Thủ tướng Chính phủ quy định về xây dựng xã, phường. thị trấn đạt chuẩn tiếp cận pháp luật.
4. Hằng năm, trong khoản thời gian từ ngày 01/12 đến ngày 15/12, UBND cấp xã có trách nhiệm tổng hợp kết quả đánh giá sự hài lòng của tổ chức, cá nhân thông qua Phiếu lấy ý kiến đã được thực hiện trong các quý để tổng hợp thành kết quả chung của cả năm. Đây là kết quả để làm căn cứ đánh giá theo quy định tại Điểm c, Khoản 1, Điều 6 Quyết định số 619/QĐ-TTg ngày 08/5/2017 của Thủ tướng Chính phủ.
Căn cứ nội dung hướng dẫn này, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo Phòng Tư pháp hướng dẫn UBND xã, phường, thị trấn triển khai thực hiện đạt kết quả đề ra./.
Hạ Trương