Theo đó, thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc bao gồm 2 mức: Bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn đối với 203 loại hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức chia làm 14 nhóm như: Tài liệu tổng hợp; Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê; Tài liệu tổ chức, nhân sự; Tài liệu lao động, tiền lương; Tài liệu tài chính, kế toán; Tài liệu xây dựng cơ bản; Tài liệu khoa học công nghệ ; Tài liệu hợp tác quốc tế; Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo; Tài liệu thi đua, khen thưởng; Tài liệu pháp chế; Tài liệu về hành chính, quản trị công sở; Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ; Tài liệu của tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan.
Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức bảo quản vĩnh viễn được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ, bao gồm những hồ sơ, tài liệu như: Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan; Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức Hồ sơ hội nghị tổng kết năm công tác của ngành, cơ quan; Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc; Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước; Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan; Hồ sơ ứng dụng ISO của ngành, cơ quan; Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình/giải trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu tại các sự kiện lớn …); Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan, thư ký lãnh đạo Bộ, cơ quan ngang bộ và tương đương, UBND tỉnh và tương đương…
Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức bảo quản có thời hạn được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy.
Trong đó, mức bảo quản có thời hạn lâu nhất là 70 năm đối với những hồ sơ, tài liệu như: Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ; Hồ sơ kỷ luật cán bộ; Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội …); hồ sơ đảng viên…
Trường hợp thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến của Thông tư này thì cơ quan, tổ chức có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương đương theo quy định để xác định. Việc tiêu hủy các tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Thông tư có hiệu lực thi hành kể từ 18/07/2011 và bãi bỏ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu ban hành theo Công văn số 25/NV ngày 10/09/1975 của Cục lưu trữ Phủ Thủ tướng.