A cho B vay tiền để sửa chữa ngôi nhà đang ở hiện nay vì B đã sang nhà nói chuyện, thuyết phục A nhiều lần. B cũng hứa cho vay không lấy lãi, không phải bảo đảm nhưng phải trả nợ đầy đủ trong vòng 1 năm với số tiền là 50.000.000 đồng. Vì số tiền không phải là nhỏ nên B muốn có xác nhận của một cơ quan có thẩm quyền để nếu sau này B không trả còn có chứng cứ để đòi nợ. Tuy nhiên, B không biết đến đâu để nhờ các cơ quan chứng kiến giao dịch vay nợ giữa A và B. Vừa hay có cháu X hàng xóm là công chức tư pháp – hộ tịch của một xã khác nên B ngỏ ý nhờ cháu X tư vấn.
Ăn tối xong, B sang nhà X. Thật may vì X có nhà.
X liền chào hỏi: Cháu chào bác B, cháu mời bác vào nhà uống nước ạ.
B: Cảm ơn cháu, Bác đang có việc muốn hỏi cháu đây.
X: Vâng, cháu có thể giúp được gì bác ạ.
B: Chả là bác đang định cho bạn vay tiền, nhưng không tính lãi và cũng không có tài sản bảo đảm gì. Bác muốn có một cơ quan chứng kiến giao dịch của các bác để sau này có chuyện gì còn có chứng cứ cháu ạ.
X: Dạ vâng. Mình đề phòng vẫn hơn Bác ạ.
B: Theo cháu, bác nên đến văn phòng công chứng hay đến đâu được hả cháu?
X: Theo quy định của pháp luật thì hợp đồng vay tài sản thì không bắt buộc phải công chứng, chứng thực. Tuy nhiên nếu các bên có yêu cầu thì cơ quan có thẩm quyền vẫn sẽ thực hiện bác ạ.
Hiện nay, pháp luật có quy định về công chứng và chứng thực. Bác muốn sử dụng công chứng hay chứng thực ạ?
B: Thế công chứng và chứng thực khác nhau như thế nào à cháu?
X: Cháu nói trong phạm vi công chứng, chứng thực về hợp đồng, giao dịch gắn với trường hợp của Bác để Bác dễ hình dung nhé bác.
B: Uh. Cháu nói đi.
X: Theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Theo quy định của Luật Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
B. Thì ra là thế à. Bao lâu nay bác cứ tưởng công chứng, chứng thực giống nhau chứ. Vậy ai có thẩm quyền công chứng, chứng thực đối với trường hợp của bác hả cháu?
X: Đối với trường hợp của bác là công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch thì:
Theo quy định của Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
Theo quy định của Luật công chứng thì công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền công chứng hợp đồng, giao dịch Bác ạ. Trong đó, tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng (là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp) và văn phòng công chứng bác ạ.
Bác có thể lựa chọn 1 trong 2 phương án là công chứng hoặc chứng thực bác ạ.
B. Theo cháu, bác nên chọn phương án nào?
X: Theo cháu, giao dịch cho vay của bác không phải là quá phức tạp, cháu có thể soạn thảo hợp đồng giúp bác, và bác chỉ cần đến Ủy ban nhân dân xã để yêu cầu chứng thực là được rồi bác ạ.
B. Vậy, bác phải đến Ủy ban nhân dân xã nào để chứng thực được bởi vì bác và ông A không ở cùng một xã?
X: Theo quy định của khoản 5 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Do đó, để thuận lợi cho bác thì bác nên đến Ủy ban nhân dân xã mình để yêu cầu chứng thực bác ạ.
B. Uh. Thế có gì bác nhờ cháu soạn thảo giúp bác hợp đồng cho vay nhé.
X. Vâng ạ. Cháu sẽ soạn thảo hộ bác ạ.
B. Mà cháu ơi, giấy tờ, thủ tục chứng thực tại Ủy ban nhân dân xã được quy định như thế nào hả cháu?
X. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch đã được quy định rõ tại Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-Cp như sau bác ạ:
1. Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:
- Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực;
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.
(Bản sao giấy tờ trên được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu).
2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.
3. Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt.
Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
4. Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch là như vậy bác ạ.
B. Trong thời hạn bao lâu thì được thực hiện chứng thực à cháu.
X: Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực bác ạ.
B: uh. Bác cảm ơn cháu nhiều nhé.
X: Dạ vâng, không có gì ạ. Mai cháu sẽ gửi bác dự thảo hợp đồng cho vay bác nhé.
B: uh. Bác về đã nhé, cháu nghỉ ngơi đi. Có gì bác liên hệ cháu sau nhé.
Như đã hứa, hôm sau X chuyển cho ông B dự thảo hợp đồng cho vay nhìn rất đầy đủ. Ông B tấm tắc khen: đúng là học luật có khác, soạn thảo đâu ra đấy.
Mấy hôm sau thấy ông B sang nhà chơi, cảm ơn X rối rít, nhờ X mà ông đã thực hiện thủ tục chứng thực nhanh chóng.