Theo đó, vị trí việc làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức để xác định biên chế và bố trí công chức trong từng cơ quan, tổ chức, đơn vị. Vị trí việc làm gồm 03 loại: Vị trí việc làm do một người đảm nhận; vị trí việc làm do nhiều người đảm nhận và vị trí việc làm kiêm nhiệm. Việc xác định vị trí việc làm phải căn cứ vào các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị; tính chất, yêu cầu, quy mô và mức độ phức tạp của công việc; mức độ hiện đại hóa công sở, trang thiết bị, phương tiện làm việc và ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Bên cạnh đó, cơ cấu ngạch công chức được hiểu là tỷ lệ % công chức giữ các ngạch phù hợp với Danh mục vị trí việc làm và biên chế công chức tương ứng. Bởi vậy, xác định cơ cấu ngạch công chức cần phải căn cứ vào số lượng Danh mục vị trí việc làm và chỉ tiêu biên chế đã được xác định; việc xác định chức danh ngạch công chức của mỗi vị trí việc làm phải đảm bảo phù hợp với lĩnh vực hoạt động chuyên ngành; phải tuân thủ quy định ngạch công chức cao nhất được áp dụng trong từng cấp hành chính hoặc từng cơ quan, tổ chức, đơn vị; căn cứ tiêu chuẩn ngạch công chức và bản mô tả công việc, khung năng lực phù hợp của mỗi vị trí việc làm.
Việc xác định vị trí việc làm trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị được thực hiện theo phương pháp tổng hợp, được thực hiện theo 08 bước: Bước 1: Thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị; Bước 2: Phân nhóm công việc; Bước 3: Xác định các yếu tố ảnh hưởng; Bước 4: Thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ công chức hiện có; Bước 5: Xác định danh mục và phân loại các vị trí việc làm cần có để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị; Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm; Bước 7: Xây dựng khung năng lực của từng vị trí việc làm; Bước 8: Xác định ngạch công chức tương ứng với mỗi vị trí việc làm đã được xác định.
Các cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức có trách nhiệm chỉ đạo các tổ chức, đơn vị trực thuộc xây dựng Đề án vị trí việc làm và cơ cấu ngạnh công chức; tổng hợp sản phẩm của Đề án để trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10/06/2013.