Theo đó, việc cập nhật, sử dụng thông tin cơ sở dữ liệu chuyên ngành trong lĩnh vực tiêu chuẩn đo lường chất lượng được thực hiện theo quy trình 04 bước sau:
1. Bước 1. Xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) để thực hiện cập nhật
1.1. Xây dựng CSDL thư mục: (1) Xác định các ký hiệu phân loại; (2) Vào sổ đăng ký; (3) Nhập số đăng ký các kho vào biểu ghi trong CSDL; (4) Xác định ký hiệu xếp giá (tổ chức/thư mục); (5) Định chủ đề và từ khóa; (6) Làm mô tả thư mục (theo chuẩn quốc tế); (7) Nhập dữ liệu thư mục vào biểu ghi trong CSDL; (8) Lưu lại biểu ghi và (9) Phân chia và sắp xếp thư mục theo các kho điện tử của CSDL.
1.2. Xây dựng CSDL toàn văn:
- Đối với tài liệu bản giấy, bao gồm các bước công việc sau: (1) Chuẩn bị tài liệu; (2) Scan tài liệu (thiết lập thông số cấu hình, căn chỉnh trên thiết bị máy scan)’ (3) Lấy dữ liệu tài liệu từ máy scan thông qua phần mềm liên kết với máy tính; (4) Xử lý kỹ thuật file tài liệu (kiểm tra định dạng file; chèn, tách, xóa trang hoặc hình ảnh có liên quan,...); (5) Chuyển đổi định dạng file tài liệu và đặt tên tài liệu; (6) Kiểm tra chất lượng sau chuyển đổi, số hóa lại tài liệu không đạt yêu cầu; (7) Tổng hợp, nhập thông tin mô tả tài liệu vào các trường thông tin trong biểu ghi; (8) Làm tóm tắt tài liệu; (9) Đính file tài liệu đã số hóa vào biểu ghi; (10) Kiểm tra, đối chiếu các nội dung của biểu ghi so với file toàn văn được đính kèm biểu ghi; (11) Hiệu chỉnh biểu ghi; (12) Kiểm tra lại lần cuối hiển thị của biểu ghi trong CSDL và (13) Nghiệm thu, sao lưu tài liệu số hóa vào thiết bị lưu trữ.
- Đối với tài liệu điện tử; bao gồm các bước công việc sau: (1) Lựa chọn, xác định nguồn tài liệu; (2) Tải tài liệu; (3) Kiểm tra, đánh giá tính xác thực của tài liệu; (4) Xử lý định dạng tài liệu (kiểm tra định dạng file; chèn, tách, xóa trang hoặc hình ảnh có liên quan,...); (5) Chuyển đổi định dạng file tài liệu và đặt tên tài liệu; (6) Kiểm tra chất lượng sau khi định dạng, sửa lại nếu tài liệu chưa đạt yêu cầu; (7) Tổng hợp, nhập thông tin mô tả tài liệu vào các trường thông, tin trong biểu ghi; (8) Làm tóm tắt tài liệu; (9) Đính file tài liệu vào biểu ghi; (10) Kiểm tra, đối chiếu các nội dung của biểu ghi so với file toàn văn được đính kèm biểu ghi; (11) Hiệu chỉnh biểu ghi; (12) Kiểm tra lại lần cuối hiển thị của biểu ghi trong CSDL và (13) Nghiệm thu, sao lưu tài liệu điện tử đã chuẩn hóa vào thiết bị lưu trữ.
2. Bước 2. Cập nhật CSDL, gồm các bước công việc sau: (1) Xác định loại CSDL cần cập nhật; (2) Xác định các nội dung cần cập nhật của CSDL; (3) Thực hiện cập nhật các thông tin mới về nội dung của CSDL vào các trường thông tin trong biểu ghi (Thêm mới, chỉnh sửa, xóa,...); (4) Hiệu chỉnh biểu ghi; (5) Kiểm tra lại lần cuối hiển thị của biểu ghi trước khi tiến hành sao lưu, đồng bộ CSDL và (6) Định kỳ kiểm tra phát hiện lỗi về nội dung hoặc lỗi kỹ thuật, cập nhật các thông tin mới của tài liệu để kịp thời xử lý.
3. Bước 3. Sao lưu, đồng bộ CSDL trên hệ thống phần mềm, gồm các bước công việc sau: (1) Xác định CSDL cần sao lưu; (2) Kiểm tra đường truyền mạng, cấu hình, dung lượng dữ liệu, các chương trình hỗ trợ sao lưu; (3) Tiến hành sao lưu (nếu gặp sự cố quay lại bước 2); (4) Chuyển dữ liệu lên sever (Nếu gặp sự cố quay lại bước 2); (5) Ghi nhật ký sao lưu; (6) Đăng nhập tài khoản quản trị trên hệ thống phần mềm CSDL; (7) Lựa chọn CSDL, các trường thông tin cần đồng bộ; (8) Tiến hành đồng bộ CSDL lên hệ thống phần mềm CSDL; (9) Kiểm tra lại kết quả dữ liệu vừa đồng bộ và (10) Kiểm tra định kỳ phát hiện lỗi kỹ thuật để báo bộ phận công nghệ thông tin kịp thời xử lý.
4. Bước 4. Tra cứu, truy xuất thông tin CSDL trên hệ thống phần mềm, gồm các bước công việc sau: (1) Tiếp nhận yêu cầu cung cấp tin; (2) Thực hiện trao đổi với bên yêu cầu tra cứu thông tin để làm rõ yêu cầu; (3) Đăng nhập tài khoản người sử dụng trên hệ thống phần mềm quản lý CSDL để tiến hành quy trình tra cứu; (4) Lựa chọn các phương thức tra cứu (tra cứu cơ bản/nâng cao; tra cứu theo từng CSDL/bộ sưu tập/thư mục,..); (5) Xác định thuật ngữ tra cứu (từ khoá), chọn trường thông tin tìm kiếm tương ứng với từ khoá cần tìm; (6) Thực hiện tra cứu; (7) Xem kết quả thông tin chi tiết dưới dạng biểu ghi; (8) Kiểm tra thông tin tìm được có phù hợp và đầy đủ với yêu cầu đặt ra; điều chỉnh quy trình tìm tin nếu kết quả tìm tin chưa phù hợp; (9) Lựa chọn định dạng hiển thị thông tin phù hợp (excel, word, html,...); (10) Tải/xuất biểu ghi; (11) Biên tập, trình bày thông tin; (12) Soạn phiếu kết quả tra cứu thông tin và (13) Trả phiếu kết quả cung cấp tin cho bên yêu cầu.
Lưu Công Thành
Vụ Phổ biến, giáo dục pháp luật