Do hệ thống tổ chức và hoạt động của tổ hòa giải và hòa giải viên ở cơ sở có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống tổ chức của thôn, khối phố ở các địa phương. Vì vậy, UBND tỉnh yêu cầu UBND các huyện, thị xã, thành phố thực hiện việc kiện toàn, sắp xếp lại các Tổ hòa giải và hòa giải viên ở cơ sở nhằm đảm bảo cho công tác hòa giải ở cơ sở tiếp tục phát huy hiệu quả trong điều kiện mới. Cụ thể như sau:
Một là, phối hợp với Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp huyện chỉ đạo UBND các xã, phường, thị trấn phối hợp với Ủy ban MTTQ Việt Nam cùng cấp tiến hành củng cố, kiện toàn hoặc giải thể, thành lập lại Tổ hòa giải ở cơ sở đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh tế - xã hội, dân số của địa phương.
Về số lượng Tổ hòa giải: Do Chủ tịch UBND cấp xã quyết định theo đề nghị của Ban Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam cùng cấp; trên tinh thần tương ứng với số đơn vị thôn, khối phố sau khi được sắp xếp lại hoặc có thể giữ nguyên số lượng Tổ hòa giải đã thành lập trước đây (đối với các thôn, khối phố có địa bàn rộng, điều kiện đi lại khó khăn, dân số đông) nhưng phải củng cố, kiện toàn lại đội ngũ hòa giải viên.
Về số lượng hòa giải viên trong mỗi Tổ hòa giải: Để đảm bảo công tác quản lý và tập huấn nghiệp vụ cho hòa giải viên nhằm nâng cao chất lượng đối với từng vụ việc hòa giải; mỗi Tổ hòa giải nên có từ 3 đến không quá 5 hòa giải viên (trong đó, có hòa giải viên nữ; đối với vùng có nhiều đồng bào dân tộc thiểu số phải có hòa giải viên là người dân tộc thiểu số).
Hai là, việc bầu hòa giải viên và Tổ trưởng Tổ hòa giải phải thực hiện đúng trình tự, thủ tục do Luật hòa giải ở cơ sở năm 2013 quy định và theo Nghị quyết liên tịch số 01/2014/NQLT-CP-UBTƯMTTQVN ngày 18/11/2014 của Chính phủ và Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam hướng dẫn phối hợp thực hiện một số quy định của pháp luật về hòa giải ở cơ sở.
Sau khi kiện toàn đội ngũ hòa giải viên, Tổ hòa giải ở cơ sở; Ban Công tác Mặt trận thôn, khối phố phối hợp Ban Nhân dân thôn, tổ dân phố tổ chức ra mắt hòa giải viên tại cuộc họp Nhân dân thôn, tổ dân phố gần nhất; đồng thời thông tin, hướng dẫn cho Nhân dân biết chức năng, nhiệm vụ của hòa giải viên và Tổ hòa giải ở cơ sở. Danh sách hòa giải viên và Tổ trưởng Tổ hòa giải (cùng với số điện thoại, nếu có) phải được niêm yết công khai thường xuyên tại nhà sinh hoạt thôn, tổ dân phố.
Kết quả kiện toàn đội ngũ hòa giải viên, Tổ hòa giải ở cơ sở phải được tổng hợp theo từng đơn vị xã, phường, thị trấn và báo cáo về UBND, Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp huyện để tổng hợp kết quả báo cáo về UBND tỉnh (qua Sở Tư pháp); Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp huyện tổng hợp kết quả theo đơn vị cấp huyện báo cáo về Ủy ban MTTQ Việt Nam tỉnh./.