Thông tư quy định, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ có trách nhiệm in, phát hành, quản lý số lượng và cấp phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Mẫu phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được trình bày trên giấy cứng, khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Điều kiện đối với người đăng ký kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ: Là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; có Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng phù hợp với lĩnh vực hành nghề; đã trực tiếp làm lưu trữ hoặc liên quan đến lĩnh vực lưu trữ từ đủ 05 năm trở lên.
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ có trách nhiệm tổ chức kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ. Nội dung kiểm tra gồm: hiểu biết về văn bản quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn, quy trình nghiệp vụ về các lĩnh vực đăng ký hành nghề: bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ; nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ. Hình thức kiểm tra gồm: viết, trắc nghiệm và thực hành. Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp.
Giấy Chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ do Sở Nội vụ cấp, cấp lại, thu hồi cho tổ chức và cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định tại Điều 36 Luật Lưu trữ; Giấy có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp.
Thông tư cũng quy định cụ thể về hồ sơ, trình tự, thủ tục cấp, cấp lại, thu hồi Giấy Chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ. Cơ quan, tổ chức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn nghiệp vụ của người tham gia hành nghề và phải bồi thường thiệt hại (nếu có) trong quá trình thực hiện dịch vụ theo quy định của pháp luật; có trách nhiệm bảo mật thông tin về hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ; lưu trữ hồ sơ, tài liệu về việc thực hiện dịch vụ lưu trữ và báo cáo bằng văn bản về Sở Nội vụ nơi cơ quan, tổ chức và cá nhân đăng ký hoạt động dịch vụ về việc thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ trữ từ ngày 01/01 – 31/12 của năm báo cáo. Thời hạn gửi báo cáo trước ngày 15/12 của năm báo cáo.
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 11 năm 2014.