Như chúng ta đều đã biết, trẻ em khác với người trưởng thành về mức độ phát triển thể chất và tâm lý cũng như những nhu cầu cảm xúc và giáo dục. Theo đó, bên cạnh việc đòi hỏi hòa giải viên phải có kiến thức, kỹ năng phù hợp khi làm việc với người dưới 18 tuổi, thì cũng cần thiết có một quy trình, thủ tục - các bước hòa giải riêng khác với các bước hòa giải thông thường khi các bên tham gia là người trưởng thành. Và để quy trình hòa giải được đưa ra có tính khả thi, phù hợp cao, bên cạnh việc nghiên cứu, tổng kết thực tiễn hoạt động hòa giải trong nước, nghiên cứu môi trường xã hội Việt Nam..., cần thiết có những tham khảo từ kinh nghiệm của nước ngoài. Tại Trung tâm Tư pháp Cộng đồng (CJC), tiểu bang New South Wales, Úc, để đảm bảo rằng tất cả các dịch vụ mà CJC cung cấp cho trẻ em
[1] và thanh thiếu niên
[2] là phù hợp và thúc đẩy sự an toàn, phúc lợi và sức khỏe của trẻ em hoặc thanh thiếu niên, CJC đã đưa ra một chính sách riêng về hòa giải với trẻ em và thanh thiếu niên, trong đó có quy định về quy trình, các bước từ tiếp nhận đến tiến hành hòa giải đối với đối tượng này. Cụ thể như sau:
1. Đánh giá tiếp nhận của nhân viên CJC
Nếu trẻ em hoặc thanh thiếu niên có thể là một bên tham gia hòa giải, trước tiên nhân viên CJC sẽ tiến hành quy trình tiếp nhận tiêu chuẩn, bao gồm cung cấp thông tin về hòa giải cho trẻ em hoặc thanh thiếu niên và thu thập một số thông tin cơ bản về các bên và vấn đề mâu thuẫn, xung đột.
Ngoài quy trình tiếp nhận tiêu chuẩn, nhân viên CJC nên xem xét và giải quyết các vấn đề sau với tất cả trẻ em và thanh thiếu niên khi tiếp nhận:
• Trẻ em hoặc thanh thiếu niên có thể cần giải thích thêm về mục đích và quy trình hòa giải để có thể đưa ra quyết định sáng suốt về sự tham gia của chúng - hãy kiểm tra sự hiểu biết kỹ lưỡng.
• Giải thích kỹ về mục đích và quy trình của buổi chuẩn bị hòa giải.
• Hỏi về hiểu biết và/hoặc sự đồng ý của cha mẹ hoặc người chăm sóc được ủy quyền:
o Kiểm tra xem cha mẹ hoặc người chăm sóc được ủy quyền có biết về tranh chấp và đề xuất hòa giải hay không.
o Xem xét liệu sự đồng ý hoặc sự tham gia của cha mẹ hoặc người chăm sóc được ủy quyền có nên được khuyến khích trong trường hợp này hay không và nếu thích hợp, hãy làm như vậy.
• Giải thích vai trò của những người hỗ trợ và khuyến khích trẻ em hoặc thanh thiếu niên xem xét và chỉ định một người hỗ trợ thích hợp cho buổi chuẩn bị hòa giải.
• Thu thập thông tin cần thiết về bất kỳ yếu tố nào có thể làm cho việc hòa giải trở nên không phù hợp.
Trong trường hợp, trên cơ sở thông tin thu thập được khi tiếp nhận, có vẻ như tranh chấp liên quan đến trẻ em hoặc thanh thiếu niên có thể phù hợp để chuẩn bị hòa giải, nhân viên CJC sẽ chuyển vấn đề này lên trưởng nhóm CJC. Trưởng nhóm CJC có thể sẽ thực hiện thêm bất kỳ bước nào cần thiết, bao gồm liên hệ thêm với một hoặc cả hai bên hoặc tìm kiếm thêm tài liệu, để xác định xem vấn đề có nên tiến hành chuẩn bị hòa giải hay không.
Sau đó, với sự tham vấn của nhân viên CJC, trưởng nhóm sẽ đưa ra quyết định cuối cùng về việc có nên chuyển vấn đề này ra chuẩn bị hòa giải hay không.
Trong trường hợp, trên cơ sở thông tin thu thập được khi tiếp nhận, có vẻ như vấn đề rõ ràng là không phù hợp để hòa giải, nhân viên CJC sẽ ngay lập tức tư vấn cho trẻ em hoặc thanh thiếu niên, và cung cấp giới thiệu thích hợp nếu có thể. Lý do cho quyết định không đưa vấn đề tiến tới chuẩn bị hòa giải hoặc hòa giải nên được lưu ý trong hồ sơ/cơ sở dữ liệu CJC.
2. Phiên chuẩn bị hòa giải
Tất cả các cuộc hòa giải trong đó trẻ em hoặc thanh thiếu niên có thể là một bên phải được chuẩn bị hòa giải trước. Điều này thường sẽ bao gồm một buổi hòa giải trước trực tiếp giữa hòa giải viên CJC và mỗi bên. Khi cần thiết và thích hợp, một buổi chuẩn bị hòa giải có thể được tiến hành qua điện thoại hoặc các phương tiện thay thế khác với cuộc gặp mặt trực tiếp.
Trước buổi chuẩn bị hòa giải theo lịch trình, hòa giải viên tiến hành phiên họp sẽ được cung cấp một bản tóm tắt bao gồm thông tin thu thập được khi tiếp nhận.
Mục đích của phiên chuẩn bị hòa trước là:
• Xây dựng mối quan hệ với trẻ hoặc thanh niên.
• Cung cấp thông tin về quy trình hòa giải và vai trò của hòa giải viên.
• Thiết lập niềm tin trong quá trình này.
• Đánh giá sự phù hợp của các vấn đề để giải quyết bằng hòa giải.
• Đánh giá khả năng hiểu quy trình hòa giải và tham gia phiên hòa giải của trẻ em hoặc thanh thiếu niên.
• Đánh giá mức độ an toàn của những người tham gia.
Sau khi đánh giá được thực hiện tại buổi chuẩn bị hòa giải, hòa giải viên phải hoàn thành một Báo cáo và đưa ra đề xuất với trưởng nhóm CJC về việc có nên tiến hành hòa giải hay không.
Quyết định có tiến hành hòa giải hay không sẽ do trưởng nhóm CJC đưa ra, trên cơ sở có tính đến quan điểm của hòa giải viên.
Lưu ý là trong toàn bộ phiên chuẩn bị hòa giải, không trẻ em hoặc thanh thiếu niên nào được dành thời gian ở một mình với hòa giải viên được phân công tiến hành chuẩn bị hòa giải.
3. Hòa giải
Khi hòa giải các tranh chấp mà trẻ em hoặc thanh thiếu niên là một bên, hòa giải viên phải đảm bảo quá trình này diễn ra công bằng, toàn diện và phù hợp bằng cách thể hiện nhận thức về các nhu cầu và tính dễ bị tổn thương riêng của trẻ em và thanh thiếu niên. Hòa giải viên cần tránh sự mất cân bằng quyền lực, sự rập khuôn và thiên vị. Các biện pháp mà hòa giải viên có thể sử dụng bao gồm:
• Cho phép trẻ em hoặc thanh thiếu niên thể hiện bản thân bằng lời nói của chúng.
• Khuyến khích trẻ em hoặc thanh thiếu niên viết hoặc vẽ ở những nơi thích hợp.
• Đình chỉ các quy tắc hòa giải thông thường về giao tiếp để đáp ứng các nhu cầu đặc biệt của trẻ em hoặc thanh thiếu niên.
• Sử dụng thời gian nghỉ trong buổi hòa giải.
• Thường xuyên tổ chức các buổi riêng tư để tìm hiểu xem trẻ hoặc thanh thiếu niên cảm thấy thế nào và liệu quá trình này có tiếp tục phù hợp với họ hay không.
Khi hòa giải viên xác định vào bất kỳ thời điểm nào trong buổi hòa giải rằng vấn đề không còn phù hợp để hòa giải, hòa giải viên sẽ kết thúc phiên hòa giải và thông báo cho trưởng nhóm CJC.
Lưu ý là trong toàn bộ phiên hòa giải, không trẻ em hoặc thanh thiếu niên nào được ở một mình với hòa giải viên được phân công tiến hành hòa giải.
Tóm tắt quy trình
Việc cung cấp dịch vụ của CJC có thể tuân theo một trong ba quy trình sau: